₁Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet auch im kirchlichen Bereich vielfältige Chancen und Möglichkeiten. ₂KI-Systeme können dazu beitragen, die Effizienz und Qualität pastoraler und verwaltungstechnischer Arbeitsprozesse zu steigern, innovative Lösungen zu entwickeln und Entscheidungsfindungen auf allen Ebenen zu unterstützen.₃Um einen reibungslosen Betrieb und eine rechtskonforme Verwendung von KI-Systemen sicherzustellen, ist die Einhaltung von Regelungen, insbesondere zu Urheberrecht, Datenschutz und Datensicherheit, unerlässlich.

₄Diese Ordnung setzt den Rahmen für eine rechtskonforme, ethisch vertretbare und auch im Hinblick auf die Schöpfung verantwortungsvolle Nutzung von KI-Systemen im Erzbistum Paderborn. ₅Sie definiert die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) gemäß der EU-KI-Verordnung (KI-VO)¹# und regelt die dienstliche Nutzung von KI-Systemen, die vom Dienstgeber offiziell eingeführt sind oder deren Nutzung durch die für IT und Datensicherheit zuständigen Stellen im Erzbischöflichen Generalvikariat freigegeben ist.

(1) Diese Ordnung gilt für die Dienststellen und Einrichtungen in Trägerschaft

(2) ₁Gegenstand dieser Regelung sind allgemein verfügbare KI-Systeme, die nicht in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Berufsausübung stehen. ₂Integrierte KI-Funktionen in Systemen unterfallen deshalb nicht den Bestimmungen dieser Ordnung.

(1) ₁Im Sinne dieser Ordnung bezeichnet der Ausdruck „KI-System“ ein maschinengestütztes System, das so konzipiert ist, dass es mit unterschiedlichem Grad an Autonomie betrieben werden kann und nach der Einführung anpassungsfähig ist und das aus den Eingaben, die es erhält, explizite oder implizite Ziele ableiten und Ausgaben wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen generieren kann, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können (Art. 3 Nr. 1 KI-VO). ₂Hierunter fällt eine breite Palette von Technologien und Anwendungen, die von einfachen automatisierten Prozessen bis hin zu komplexen, selbstlernenden Systemen reicht.

(2) Im Übrigen gelten die Begriffsbestimmungen der KI-VO.

(1) ₁Das Erzbistum arbeitet an der Bereitstellung einer zentralen KI-Plattform für alle im Geltungsbereich von § 1 dieser Ordnung befindlichen Dienststellen und Einrichtungen, die schrittweise technisch an die KI-Plattform angebunden werden sollen. ₂Sobald die Anbindung einer Dienststelle oder einer Einrichtung erfolgt ist, haben deren Mitarbeitenden KI über diese zentrale Plattform zu nutzen.

(2) ₁Solange eine Anbindung an die zentrale vom Dienstgeber bereitgestellte KI-Plattform noch nicht erfolgt ist, dürfen nur KI-Systeme, die im Vorfeld durch die für IT und Datensicherheit zuständigen Stellen des Erzbischöflichen Generalvikariats und dem jeweils zuständigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten auf einer „Whitelist“ freigegeben wurden, nach den Maßgaben dieser Ordnung und der jeweiligen Auflagen in der „Whitelist“ genutzt werden. ₂Eine Nutzung von KI-Systemen, die sich nicht auf der „Whitelist“ befinden, ist untersagt.

(3) ₁Sollte eine Dienststelle oder Einrichtung (nach § 1) ein KI-System nutzen wollen, welches noch nicht auf der „Whitelist“ aufgeführt wird, kann im Bereich IT ein Antrag durch Übersendung des Antragsformulars auf Nutzung bzw. Aufnahme dieses KI-Systems in die „Whitelist“ gestellt werden. ₂Antragseinzelheiten finden sich ebenfalls auf der „Whitelist“.

(4) ₁Vor Aufnahme eines KI-Systems in die zentrale Plattform oder die „Whitelist“ wird dieses durch die für IT und Datensicherheit zuständigen Stellen des Erzbischöflichen Generalvikariats unter Beachtung der Risikoklassen gemäß § 7 dieser Ordnung geprüft. ₂Dabei dürfen ausschließlich KI-Systeme gemäß der Risikoklassen 4 (minimales Risiko) oder 3 (begrenztes Risiko) freigegeben werden.

(5) Zur Nutzung von KI-Systemen bedarf es, unabhängig von der Art der Nutzung nach den Absätzen 1-3, einer vorherigen Pflichtschulung zum korrekten Umgang mit KI-Systemen (§ 10).

(6) Die Nutzungsbedingungen des Anbieters des KI-Systems sind zwingend einzuhalten.

(1) ₁Personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen und Organisationsgeheimnisse dürfen in KI-Systeme grundsätzlich weder eingegeben, noch verarbeitet werden. ₂Ausnahmen werden in Abs. (2) und (3) beschrieben.

(2) Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen und Organisationsgeheimnissen ist nur mit vorheriger Genehmigung der jeweiligen Leitung zulässig.

(3) Die Genehmigung der jeweiligen Leitung zur Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten sowie von Daten mit besonderem Vertrauensschutz muss sich ausdrücklich auf die Verarbeitung dieser Daten erstrecken.

(4) Sofern personenbezogene Daten nach Abs. 2 und 3 verarbeitet werden dürfen, sind die Regelungen des Datenschutzrechts, insbesondere des KDG und der KDG-DVO, einzuhalten, insbesondere

(5) Sofern für die Nutzung eines KI-Systems die Registrierung und Anmeldung mit einer E-Mail-Adresse erforderlich ist, sollen hierfür bevorzugt Funktions-E-Mail-Adressen verwendet werden.

(6) KI-Systeme dürfen nicht genutzt werden, um automatisierte Einzelentscheidungen zu treffen, von denen natürliche Personen betroffen sind.

(7) KI-Systeme dürfen nicht zur Verarbeitung privater oder dienstlich nicht erforderlicher Daten verwendet werden.

(1) Alle Ergebnisse, die durch KI-Systeme generiert werden, müssen von den zuständigen Mitarbeitenden überprüft und validiert werden, um die Qualität und Richtigkeit sicherzustellen.

(2) Im Interesse von Transparenz und Verantwortlichkeit sind die zuständigen Mitarbeitenden insbesondere verpflichtet, die Nutzung von KI-Systemen sowie KI-generierte Arbeitsergebnisse in geeigneter Weise bzw. als solche zu kennzeichnen.

(1) ₁Bei der Nutzung von KI-Systemen sind die geltenden Regelungen des Urheberrechts zu beachten. ₂Die Verwendung urheberrechtlich geschützter Inhalte in KI-Systemen ohne ausdrückliche Zustimmung des Rechteinhabers oder der Rechteinhaberin ist untersagt.

(2) Ergebnisse, die durch KI-Systeme generiert wurden, dürfen keine urheberrechtlich geschützten Werke oder Werkbestandteile enthalten, es sei denn, es liegt eine entsprechende Zustimmung des Rechteinhabers oder der Rechteinhaberin vor.

(3) Die Bearbeitung und Umgestaltung urheberrechtlich geschützter Werke durch KI-Systeme sind nur mit Zustimmung des Rechteinhabers oder der Rechteinhaberin zulässig, sofern kein hinreichender Abstand zum benutzten Werk gewahrt wird.

KI-Systeme werden gemäß ihrer potenziellen Risiken für Datenschutz, Datensicherheit und ethische Aspekte in vier Risikoklassen eingeteilt:

(1) ₁Der Einsatz von verbotenen oder Hochrisiko-KI-Systemen ist untersagt. ₂Hochrisiko-KI-Systeme sind solche, die ein erhebliches Risiko für die Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte von Personen darstellen. ₃Dazu gehören insbesondere:

(2) ₁Untersagt ist darüber hinaus jede Nutzung von KI-Systemen, die geeignet ist, den Interessen des Dienstgebers oder dessen Ansehen zu schaden, die IT-Sicherheit zu beeinträchtigen oder die gegen geltende Rechtsvorschriften verstößt. ₂Dies gilt insbesondere für das Abrufen oder Verbreiten von Inhalten, die gegen lizenz-, urheber- oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen.

(3) Einzelheiten, insbesondere die Festlegung von Nutzungsverboten, können in einer Durchführungsbestimmung festgelegt werden.

₁Die Nutzung von KI-Systemen muss ethischen Grundsätzen entsprechen. ₂Der Fokus liegt dabei auf den Aspekten der menschlichen Letztentscheidungskompetenz, dem Schutz der Menschenwürde sowie der Gemeinwohl-Dienlichkeit. ₃Daraus ergeben sich aus christlicher Sicht vier maßgebliche Leitlinien für die Entwicklung, Anwendung und Nutzung von KI-Systemen:

(1) ₁Entsprechend Artikel 4 KI-VO setzt die dienstliche Nutzung von KI-Systemen eine entsprechende KI-Kompetenz voraus. ₂Hierzu bedarf es regelmäßiger Schulungen, die grundlegende Kenntnisse, insbesondere technisches Wissen, rechtliche Rahmenbedingungen, Chancen, Risiken sowie ethische Aspekte der KI-Nutzung, vermitteln und aktuelle technische Entwicklungen berücksichtigen.

(2) KI-Systeme dürfen nur von den Mitarbeitenden genutzt werden, die zuvor an einer Pflichtschulung zum Thema „KI“ teilgenommen haben.

(1) ₁Die Nichtbeachtung der vorstehenden Regelungen kann zu dienst- oder arbeitsrechtlichen Sanktionen führen. ₂Insbesondere kann den betreffenden Mitarbeitenden die Nutzungsberechtigung für KI-Systeme entzogen, eingeschränkt oder die Nutzung vollständig untersagt werden.

(2) Sofern den jeweiligen Dienstgeber eine Haftung aus rechtswidriger KI-Nutzung durch Mitarbeitende trifft, besteht insbesondere im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit für den oder die Mitarbeitenden das Risiko einer haftungsrechtlichen Inanspruchnahme.

(1) ₁Zur Durchführung dieser Ordnung können gesonderte Regelungen getroffen werden. ₂Hierzu zählen insbesondere

(2) Diese Ordnung tritt zum 01. September 2026 in Kraft.